Polityka prywatności

1. Wprowadzenie i administrator danych

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jak Polonia Baltic Cargo OÜ, z siedzibą przy Tuulemäe tn 5, 11411 Tallinn, Estonia, kod rejestrowy 17637440, wpisana do estońskiego rejestru handlowego (e-Äriregister) (“my”, “nas”, “Spółka”), przetwarza dane osobowe jako administrator w rozumieniu rozporządzenia (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, “RODO”) oraz czeskiej ustawy nr 110/2019 Sb. o przetwarzaniu danych osobowych.

Niniejsza Polityka dotyczy: odwiedzających naszą stronę www.poloniabalticcargo.com; naszych klientów, dostawców, przewoźników i innych partnerów handlowych oraz ich pracowników i przedstawicieli; osób, które kontaktują się z nami e-mailem, telefonicznie lub przez formularze; oraz osób, których dane przetwarzamy w związku z realizacją usług spedycyjnych (np. nadawców, odbiorców, kierowców).

Kontakt w sprawach ochrony danych:
Polonia Baltic Cargo OÜ, Tuulemäe tn 5, 11411 Tallinn, Estonia
E-mail: [email protected]
Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych, ponieważ nie mamy takiego obowiązku na podstawie art. 37 RODO.

2. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

a) Dane identyfikacyjne i kontaktowe – imię, nazwisko, tytuł, stanowisko, nazwa pracodawcy/firmy, adres siedziby, adres e-mail, numer telefonu, numer identyfikacyjny i numer VAT osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

b) Dane umowne i transakcyjne – treść zapytań, wycen i zleceń; dane przesyłki obejmujące dane nadawcy i odbiorcy, adresy załadunku i rozładunku, osoby kontaktowe i numery telefonów, opisy ładunku, referencje i numery zleceń; dokumenty przewozowe (listy przewozowe CMR, dowody dostawy, dokumenty celne); dane do fakturowania, numery rachunków bankowych, historia płatności.

c) Dane komunikacyjne – treść korespondencji e-mailowej, rozmów telefonicznych i pism, zapisy spotkań i negocjacji.

d) Dane kierowców i personelu przewoźników – imię i nazwisko, numer telefonu, numery rejestracyjne pojazdów, dane prawa jazdy lub dokumentu tożsamości, gdy są wymagane do wstępu na teren obiektu, ze względów bezpieczeństwa lub na potrzeby procedur celnych.

e) Dane techniczne i dane o korzystaniu – adres IP, data i godzina dostępu, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, adres URL odsyłający, wyświetlone strony, identyfikatory plików cookie (zob. Politykę plików cookie).

f) Dane uwierzytelniające i dane zgodności – dane przetwarzane w ramach weryfikacji sankcyjnej, weryfikacji partnerów handlowych (np. przez giełdy transportowe) oraz przeciwdziałania oszustwom.

Nie przetwarzamy szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO) ani świadomie danych dzieci. Nasze usługi kierujemy wyłącznie do przedsiębiorców.

3. Źródła danych osobowych

Dane osobowe pozyskujemy: bezpośrednio od Ciebie (formularze, e-mail, telefon, negocjacje umowne); od Twojego pracodawcy lub spółki, którą reprezentujesz; od naszych klientów (np. dane odbiorcy potrzebne do realizacji przesyłki); od przewoźników i partnerów handlowych; ze źródeł publicznych (rejestry handlowe, rejestry działalności gospodarczej, VIES, rejestry upadłościowe, listy sankcyjne); oraz z platform giełd transportowych (np. TIMOCOM) zgodnie z ich regulaminami.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel	Podstawa prawna (RODO)	Szczegóły
Obsługa zapytań i przygotowanie wycen	Art. 6 ust. 1 lit. b)	Działania na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy
Zawarcie i wykonanie umów spedycji	Art. 6 ust. 1 lit. b)	Organizacja transportu, komunikacja z przewoźnikami, nadawcami, odbiorcami, śledzenie przesyłek, obsługa reklamacji
Realizacja usług, gdy osoba, której dane dotyczą, nie jest stroną umowy (np. odbiorca, kierowca)	Art. 6 ust. 1 lit. f)	Prawnie uzasadniony interes w realizacji usług zleconych przez naszego klienta
Fakturowanie, księgowość, obowiązki podatkowe i archiwizacyjne	Art. 6 ust. 1 lit. c)	Ustawa nr 563/1991 Sb. o rachunkowości, ustawa o VAT nr 235/2004 Sb., ordynacja podatkowa
Przedstawicielstwo celne	Art. 6 ust. 1 lit. c)	Unijny kodeks celny i powiązane przepisy
Weryfikacja partnerów handlowych, weryfikacja sankcyjna	Art. 6 ust. 1 lit. c), f)	Unijne rozporządzenia sankcyjne; prawnie uzasadniony interes w przeciwdziałaniu oszustwom
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	Art. 6 ust. 1 lit. f)	Prawnie uzasadniony interes w ochronie naszych praw
Marketing bezpośredni wobec obecnych klientów	Art. 6 ust. 1 lit. f)	Prawnie uzasadniony interes; prawo sprzeciwu w każdej chwili (art. 21 ust. 2)
Newsletter dla pozostałych subskrybentów	Art. 6 ust. 1 lit. a)	Zgoda, odwoływalna w każdej chwili
Analityka strony, pliki cookie inne niż niezbędne	Art. 6 ust. 1 lit. a)	Zgoda przez baner cookie
Bezpieczeństwo strony, logi	Art. 6 ust. 1 lit. f)	Prawnie uzasadniony interes w bezpieczeństwie sieci i informacji

Gdy przetwarzanie opiera się na prawnie uzasadnionym interesie, przeprowadziliśmy test równowagi; możesz poprosić o dodatkowe informacje na jego temat.

5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe możemy ujawniać, wyłącznie w niezbędnym zakresie, następującym kategoriom odbiorców:

• Przewoźnikom i podwykonawcom logistycznym zaangażowanym do wykonania transportu, magazynowania, przeładunku lub usług celnych;
• Klientom (np. dane przewoźnika i kierowcy przekazywane klientowi, którego towar jest przewożony);
• Giełdom transportowym i platformom weryfikacyjnym (np. TIMOCOM GmbH) w związku z ofertami, zleceniami i weryfikacją partnerów handlowych;
• Organom celnym, organom podatkowym i innym podmiotom publicznym, gdy wymaga tego prawo;
• Bankom, instytucjom płatniczym i ubezpieczycielom (w tym naszemu ubezpieczycielowi odpowiedzialności cywilnej przy obsłudze szkód);
• Dostawcom usług księgowych, prawnych, audytowych, windykacyjnych, IT, hostingowych, e-mailowych i analitycznych;
• Sądom, organom arbitrażowym i organom ścigania w sporach lub postępowaniach.

Podmioty przetwarzające działają na nasze udokumentowane polecenie na podstawie umów powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO.

6. Przekazywanie do państw trzecich

Dane osobowe przetwarzamy przede wszystkim na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli realizacja przesyłki wymaga przekazania poza EOG (np. przewoźnik, agent celny lub odbiorca w państwie trzecim), przekazujemy tylko dane niezbędne i opieramy się na: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (art. 45 RODO), standardowych klauzulach umownych (art. 46 ust. 2 lit. c) RODO) lub wyjątku dla przekazań niezbędnych do wykonania umowy (art. 49 ust. 1 lit. b)–c) RODO). Część naszych dostawców IT może przetwarzać dane w państwach trzecich; w takich przypadkach przekazania zabezpieczają standardowe klauzule umowne lub, w przypadku dostawców z USA, EU–US Data Privacy Framework, o ile są w nim certyfikowani. Kopię odpowiednich zabezpieczeń możesz uzyskać pod adresem [email protected].

7. Okresy przechowywania

Kategoria	Okres
Zapytania, które nie doprowadziły do zawarcia umowy	12 miesięcy od ostatniego kontaktu
Dokumentacja umowna i przesyłkowa, dokumenty przewozowe	Czas trwania umowy + okresy przedawnienia, zwykle do 4 lat; 10 lat, gdy jest to potrzebne do obrony roszczeń
Faktury i dokumentacja księgowa	5 lat (ustawa o rachunkowości)
Ewidencja VAT	10 lat (ustawa o VAT)
Dokumentacja celna	Okresy wymagane przepisami celnymi (zwykle 10 lat)
Zgody marketingowe i dane newslettera	Do odwołania zgody, przegląd maksymalnie co 3 lata
Logi strony internetowej	6–12 miesięcy
Pliki cookie	Zob. Politykę plików cookie

Po upływie okresu przechowywania usuwamy dane lub poddajemy je anonimizacji.

8. Twoje prawa

Na podstawie art. 15–22 RODO masz prawo do:

• Dostępu – uzyskania potwierdzenia, czy przetwarzamy Twoje dane, oraz kopii danych;
• Sprostowania – poprawienia nieprawidłowych danych i uzupełnienia danych niekompletnych;
• Usunięcia (“prawo do bycia zapomnianym”) – gdy dane nie są już potrzebne, zgoda została odwołana lub przetwarzanie jest niezgodne z prawem, chyba że przechowywanie wymagane jest przepisami prawa;
• Ograniczenia przetwarzania – w przypadkach określonych w art. 18 RODO;
• Przenoszenia danych – otrzymania danych, które nam przekazałeś, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa się w sposób zautomatyzowany;
• Sprzeciwu – wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie; w razie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego zaprzestaniemy takiego przetwarzania bez wyjątku;
• Odwołania zgody – w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed odwołaniem;
• Niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji wywołującemu skutki prawne lub podobnie istotne – nie prowadzimy takiego przetwarzania.

Jak skorzystać ze swoich praw: wyślij wniosek na adres [email protected] lub pocztą na adres naszej siedziby. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca (termin możemy przedłużyć o dwa miesiące przy złożonych wnioskach, o czym Cię poinformujemy). Możemy poprosić o potwierdzenie Twojej tożsamości. Skorzystanie z praw jest bezpłatne, chyba że wnioski są w oczywisty sposób nieuzasadnione lub nadmierne.

Skarga: masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: Andmekaitse Inspektsioon (estoński organ ochrony danych osobowych), Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonia, www.aki.ee, albo do organu nadzorczego właściwego dla Twojego miejsca zwykłego pobytu.

9. Obowiązek podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak bez danych identyfikacyjnych i kontaktowych nie możemy zawrzeć ani wykonać umowy z Tobą. Dane wymagane przepisami prawa (np. dane do faktury) musimy przetwarzać niezależnie od Twojej woli.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne (art. 32 RODO), w tym: szyfrowanie TLS/SSL strony internetowej i poczty e-mail w transmisji, kontrolę dostępu i poziomy uprawnień, politykę haseł, kopie zapasowe, umowne zobowiązania do poufności pracowników i podmiotów przetwarzających oraz regularny przegląd tych środków. W razie naruszenia ochrony danych osobowych mogącego powodować wysokie ryzyko dla Twoich praw powiadomimy Ciebie i organ nadzorczy zgodnie z art. 33–34 RODO.

11. Zmiany niniejszej Polityki

Możemy aktualizować niniejszą Politykę w związku ze zmianami prawnymi lub operacyjnymi. Aktualna wersja wraz z datą ostatniej aktualizacji jest zawsze publikowana na www.poloniabalticcargo.com/privacy-policy. O istotnych zmianach powiadomimy zarejestrowanych partnerów handlowych e-mailem.