Zásady ochrany osobních údajů

1. Úvod a správce osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jak společnost Polonia Baltic Cargo OÜ, se sídlem Tuulemäe tn 5, 11411 Tallinn, Estonsko, registrační kód 17637440, zapsaná v estonském obchodním rejstříku (e-Äriregister) („my“, „nás“, „společnost“), zpracovává osobní údaje jako správce ve smyslu nařízení (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, „GDPR“) a zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Tyto zásady se vztahují na: návštěvníky našich webových stránek www.poloniabalticcargo.com; naše zákazníky, dodavatele, dopravce a další obchodní partnery a jejich zaměstnance a zástupce; osoby, které nás kontaktují e-mailem, telefonicky nebo prostřednictvím formulářů; a osoby, jejichž údaje zpracováváme v souvislosti s poskytováním zasílatelských služeb (např. odesílatele, příjemce, řidiče).

Kontakt ve věcech ochrany osobních údajů:
Polonia Baltic Cargo OÜ, Tuulemäe tn 5, 11411 Tallinn, Estonsko
E-mail: [email protected]
Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože nám tuto povinnost čl. 37 GDPR neukládá.

2. Kategorie osobních údajů, které zpracováváme

a) Identifikační a kontaktní údaje – jméno, příjmení, titul, pracovní pozice, název zaměstnavatele/společnosti, adresa sídla, e-mailová adresa, telefonní číslo, IČO a DIČ osob samostatně výdělečně činných.

b) Smluvní a transakční údaje – obsah poptávek, cenových nabídek a objednávek; údaje o zásilkách včetně údajů o odesílateli a příjemci, adres nakládky a vykládky, kontaktních osob a telefonních čísel, popisu nákladu, referencí a čísel objednávek; přepravní doklady (nákladní listy CMR, dodací listy, celní doklady); fakturační údaje, čísla bankovních účtů, historie plateb.

c) Komunikační údaje – obsah e-mailové, telefonické a písemné komunikace, záznamy z jednání a vyjednávání.

d) Údaje řidičů a personálu dopravců – jméno, telefonní číslo, registrační značky vozidel, údaje z řidičského průkazu nebo dokladu totožnosti tam, kde je to nutné pro vstup do areálu, bezpečnost nebo celní řízení.

e) Technické a provozní údaje – IP adresa, datum a čas přístupu, typ a verze prohlížeče, operační systém, referrer URL, zobrazené stránky, identifikátory cookies (viz zásady používání cookies).

f) Údaje o oprávněních a compliance údaje – údaje zpracovávané při sankčním screeningu, ověřování obchodních partnerů (např. prostřednictvím dopravních burz) a prevenci podvodů.

Zvláštní kategorie osobních údajů (čl. 9 GDPR) nezpracováváme a vědomě nezpracováváme údaje dětí. Naše služby jsou určeny výhradně podnikatelům.

3. Zdroje osobních údajů

Osobní údaje získáváme: přímo od vás (formuláře, e-mail, telefon, smluvní jednání); od vašeho zaměstnavatele nebo společnosti, kterou zastupujete; od našich zákazníků (např. údaje o příjemci potřebné k realizaci zásilky); od dopravců a obchodních partnerů; z veřejných zdrojů (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, VIES, insolvenční rejstřík, sankční seznamy); a z platforem dopravních burz (např. TIMOCOM) v souladu s jejich podmínkami.

4. Účely a právní základy zpracování

Účel	Právní základ (GDPR)	Podrobnosti
Vyřizování poptávek a příprava cenových nabídek	čl. 6 odst. 1 písm. b)	Opatření přijatá na žádost subjektu údajů před uzavřením smlouvy
Uzavření a plnění zasílatelských smluv	čl. 6 odst. 1 písm. b)	Obstarání přepravy, komunikace s dopravci, odesílateli, příjemci, sledování zásilek, vyřizování reklamací
Plnění, kde subjekt údajů není smluvní stranou (např. příjemce, řidič)	čl. 6 odst. 1 písm. f)	Oprávněný zájem na poskytnutí služeb objednaných naším zákazníkem
Fakturace, účetnictví, daňové a archivační povinnosti	čl. 6 odst. 1 písm. c)	Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákon č. 235/2004 Sb., o DPH, daňový řád
Zastupování v celním řízení	čl. 6 odst. 1 písm. c)	Celní kodex Unie a související předpisy
Ověřování obchodních partnerů, sankční screening	čl. 6 odst. 1 písm. c), f)	Sankční nařízení EU; oprávněný zájem na prevenci podvodů
Určení, výkon nebo obhajoba právních nároků	čl. 6 odst. 1 písm. f)	Oprávněný zájem na ochraně našich práv
Přímý marketing vůči stávajícím zákazníkům	čl. 6 odst. 1 písm. f)	Oprávněný zájem; právo kdykoli vznést námitku (čl. 21 odst. 2)
Newsletter pro ostatní odběratele	čl. 6 odst. 1 písm. a)	Souhlas, kdykoli odvolatelný
Analytika webových stránek, cookies nikoli nezbytné	čl. 6 odst. 1 písm. a)	Souhlas prostřednictvím cookie lišty
Bezpečnost webových stránek, logy	čl. 6 odst. 1 písm. f)	Oprávněný zájem na bezpečnosti sítí a informací

Tam, kde zpracování stojí na oprávněném zájmu, jsme provedli test proporcionality; můžete si o něm vyžádat další informace.

5. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje můžeme zpřístupnit, výhradně v nezbytném rozsahu, těmto kategoriím příjemců:

• Dopravcům a logistickým subdodavatelům pověřeným přepravou, skladováním, manipulací nebo celními službami;
• Zákazníkům (např. údaje o dopravci a řidiči sdílené se zákazníkem, jehož zboží přepravujeme);
• Dopravním burzám a ověřovacím platformám (např. TIMOCOM GmbH) v souvislosti s nabídkami, objednávkami a ověřováním obchodních partnerů;
• Celním orgánům, správcům daně a dalším orgánům veřejné moci tam, kde to vyžaduje zákon;
• Bankám, platebním institucím a pojišťovnám (včetně našeho pojistitele odpovědnosti při likvidaci škod);
• Poskytovatelům účetních, právních, auditorských, inkasních, IT, hostingových, e-mailových a analytických služeb;
• Soudům, rozhodčím orgánům a orgánům činným v trestním řízení ve sporech nebo při vyšetřování.

Zpracovatelé jednají podle našich doložených pokynů na základě smluv o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR.

6. Předávání do třetích zemí

Osobní údaje zpracováváme především v rámci Evropského hospodářského prostoru. Pokud realizace zásilky vyžaduje předání mimo EHP (např. dopravce, celní zástupce nebo příjemce ve třetí zemi), předáváme pouze nezbytné údaje a opíráme se o: rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (čl. 45 GDPR), standardní smluvní doložky (čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR) nebo výjimku pro předání nezbytné pro splnění smlouvy (čl. 49 odst. 1 písm. b) až c) GDPR). Někteří naši poskytovatelé IT služeb mohou údaje zpracovávat ve třetích zemích; taková předání kryjí standardní smluvní doložky nebo, u poskytovatelů z USA, rámec EU–US Data Privacy Framework, pokud jsou v něm certifikováni. Kopii příslušných záruk si můžete vyžádat na adrese [email protected].

7. Doby uchování

Kategorie	Doba
Poptávky, které nevedly k uzavření smlouvy	12 měsíců od poslední komunikace
Smluvní dokumentace a dokumentace k zásilkám, přepravní doklady	Doba trvání smlouvy + promlčecí lhůty, zpravidla až 4 roky; 10 let, je-li to potřeba k obhajobě právních nároků
Faktury a účetní záznamy	5 let (zákon o účetnictví)
Evidence pro účely DPH	10 let (zákon o DPH)
Celní dokumentace	Doby stanovené celními předpisy (zpravidla 10 let)
Marketingové souhlasy a údaje pro newsletter	Do odvolání souhlasu, revize nejméně jednou za 3 roky
Logy webových stránek	6–12 měsíců
Cookies	Viz zásady používání cookies

Po uplynutí doby uchování údaje vymažeme nebo anonymizujeme.

8. Vaše práva

Podle článků 15 až 22 GDPR máte právo na:

• Přístup – získat potvrzení, zda vaše údaje zpracováváme, a kopii těchto údajů;
• Opravu – nechat opravit nepřesné údaje a doplnit neúplné údaje;
• Výmaz („právo být zapomenut“) – pokud údaje již nejsou potřebné, souhlas byl odvolán nebo je zpracování protiprávní, ledaže nám uchování ukládá zákon;
• Omezení zpracování – v případech uvedených v čl. 18 GDPR;
• Přenositelnost údajů – získat údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, pokud zpracování stojí na souhlasu nebo smlouvě a probíhá automatizovaně;
• Vznést námitku – proti zpracování založenému na oprávněném zájmu; vznesete-li námitku proti přímému marketingu, takové zpracování bez výjimky ukončíme;
• Odvolat souhlas – kdykoli, aniž je dotčena zákonnost zpracování před odvoláním;
• Nebýt předmětem automatizovaného rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky – takové zpracování neprovádíme.

Jak uplatnit svá práva: zašlete žádost na [email protected] nebo poštou na adresu našeho sídla. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce (u složitých žádostí lze lhůtu prodloužit o dva měsíce, o čemž vás vyrozumíme). Můžeme vás požádat o ověření totožnosti. Uplatnění práv je bezplatné, ledaže jsou žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené.

Stížnost: máte právo podat stížnost u dozorového úřadu: Andmekaitse Inspektsioon (estonský úřad pro ochranu osobních údajů), Tatari 39, 10134 Tallinn, Estonsko, www.aki.ee, nebo u dozorového úřadu v místě svého obvyklého bydliště.

9. Povinnost poskytnout údaje

Poskytnutí údajů je dobrovolné; bez identifikačních a kontaktních údajů s vámi však nemůžeme uzavřít ani plnit smlouvu. Údaje vyžadované zákonem (např. fakturační údaje) musíme zpracovávat bez ohledu na vaši vůli.

10. Zabezpečení

Uplatňujeme vhodná technická a organizační opatření (čl. 32 GDPR), mimo jiné: šifrování webových stránek a e-mailů při přenosu pomocí TLS/SSL, řízení přístupů a úrovně oprávnění, pravidla pro hesla, zálohování, smluvní povinnost mlčenlivosti zaměstnanců a zpracovatelů a pravidelnou revizi opatření. Dojde-li k porušení zabezpečení osobních údajů, které bude pravděpodobně znamenat vysoké riziko pro vaše práva, oznámíme to vám i dozorovému úřadu podle článků 33 a 34 GDPR.

11. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat, aby odrážely právní nebo provozní změny. Aktuální verze s datem poslední aktualizace je vždy zveřejněna na www.poloniabalticcargo.com/privacy-policy. O podstatných změnách informujeme registrované obchodní partnery e-mailem.